Notre nouvel outil: Peppol

Depuis le 18 mars 2023, le Luxembourg a imposé une nouvelle réglementation exigeant l’utilisation de PEPPOL pour les entreprises fournissant des services ou facturant des entités publiques et gouvernementales. La mise en place de cette réglementation a contraint de nombreuses entreprises à se conformer à ces exigences dans un délai limité.

De notre côté, Luxhosting a d’ores et déjà intégré ce système et envoie automatiquement les factures électroniques vers PEPPOL. Ainsi, nos clients ont la garantie que leurs factures seront conformes aux réglementations en vigueur, offrant ainsi une tranquillité d’esprit supplémentaire en matière de conformité fiscale.

De plus, en étant « PEPPOL compliant », Luxhosting se positionne comme un fournisseur de services d’hébergement de premier plan pour les entreprises cherchant des solutions de facturation électronique compatibles avec les réglementations luxembourgeoises en vigueur.

Peppol : qu’est-ce que c’est ?

L’année passée, la Chambre des députés du Grand-Duché de Luxembourg a voté en faveur d’une nouvelle loi pour les entreprises. Dorénavant, chaque compagnie est tenue de respecter un processus reposant sur l’envoi obligatoire par voie électronique de factures, notamment aux administrations publiques.

Peppol fait partie d’un réseau international hautement sécurisé, permettant de transmettre et de recevoir des documents électroniques avec tous les membres du réseau Peppol. Il est notamment utilisé pour l’envoi de documents de passation de marchés ou de factures électroniques par exemple.

Peppol a été fondé dans le cadre d’un projet de compétitivité et d’innovation de l’Union européenne de mai 2008 à août 2012. Durant cette période, onze pays ont participé à son déploiement : l’Allemagne, l’Autriche, le Danemark, la Finlande, la France, la Grèce, l’Italie, la Norvège, le Portugal, le Royaume-Uni et la Suède. Ce projet a été financé grâce au support de l’Union Européenne, à hauteur de 15 millions d’euros.

 

Objectifs de Peppol

L’objectif du projet était de résoudre les problèmes d’interopérabilité dans les marchés publics électroniques en alignant les processus commerciaux à l’aide de normes communes, en abordant les questions juridiques communes et en développant des technologies à source ouverte. L’accord sur les normes communes pour le contenu des documents et sur les aspects techniques a été obtenu par consensus entre les membres du consortium.

Suite à cette mise en œuvre, l’association OpenPEPPOL a été créé le 1er septembre 2012 pour cadrer la suite de l’exécution du projet.

OpenPEPPOL

OpenPEPPOL est une association internationale à but non lucratif basée en Belgique, s’occupant de diriger les spécificités liées à l’intégration du réseau Peppol, qui comptait au 1er mars 2022 plus de 485.000 participants issus de 78 pays différents.

Composée de membres du secteur public et privé, OpenPEPPOL joue un rôle de facilitateur puisque son objectif premier est de permettre aux sociétés membres d’échanger par voie électronique avec les acheteurs du secteur public européen dans le cadre de leurs procédures de passation de marchés, augmentant ainsi les possibilités d’une plus grande concurrence pour les marchés publics et assurant une meilleure utilisation de l’argent des contribuables.

Fonctionnement de l’association

Cette association est un point de référence pour les réseaux d’infrastructure interopérables conformes à Peppol. Elle sert également de forum pour les organisations qui les utilisent. OpenPEPPOL vise à fournir à ses membres des spécifications et des normes technologiques largement acceptées, ainsi qu’à promouvoir et à soutenir une utilisation plus large des blocs de construction, des spécifications et des services Peppol.

Les objectifs qu’elle couvrent sont notamment de :

• Soutenir les acteurs gouvernementaux européens à persévérer dans la mise en application des marchés publics en ligne en se basant spécifiquement sur les notes fournies par Peppol;
• Jouer en faveur de l’expansion des TIC innovants développés par Peppol en encourageant leur utilisation, notamment dans un contexte B2B, ce qui va permettre de faciliter l’adoption des marchés publics électroniques pour les PME;
• Superviser l’extension du réseau Peppol, en veillant à ce qu’il demeure accessible à tous tout en étant en conformité avec les lois en vigueur;
• Faire évoluer l’Union Européenne par des actions de soutien envers ce projet visant à constituer une interopérabilité entre les divers services publics du marché.

L’association encourage l’accès interentreprises à l’infrastructure conforme à Peppol ainsi que l’utilisation de ses composants dans d’autres domaines que la passation de marchés. Peppol est mis en œuvre dans de nombreux pays européens et suscite un intérêt croissant en dehors de l’UE.

D’un point de vue juridique

Réglementation en vigueur

Depuis le 18 avril 2020, chaque institution européenne s’est vue modifié son système de facturation interne, puisque la norme européenne Peppol a été adopté. Elle déclare notamment qu’il est dès lors possible, pour toutes les administrations du secteur public, de souscrire dorénavant à cette règle pour la facturation. Derrière ceci se cache un avantage bien considérable : pouvoir vendre et acheter dans tout l’Europe grâce à la mise en place de cette réglementation commune à tous ses membres.

Ainsi, les normes nationales actuellement mise en place se voient, petit à petit, être supprimées et remplacées par Peppol, dans de plus en plus de pays. Il convient donc, pour toutes les compagnies, de se familiariser rapidement avec ce système, qui tend à toucher une majorité voire la totalité des sociétés.

En effet, l’Union Européenne a spécifié les mentions que doit contenir une facture, vous pourrez notamment les retrouver sur les factures électroniques éditées par toutes les autorités publiques, qui sont déjà aux normes avec ce système.

Au-delà de l’envoi de factures, Peppol permet également de pouvoir passer des commandes électroniques, de recevoir et d’émettre des validations de panier, de catalogues de biens et de services, mais aussi tous les documents logistiques relatifs à l’expédition de marchandise. Autant dire que Peppol devient LA norme du moment avec laquelle sympathiser.

Vers une mondialisation ?

Considérée et exposée comme une norme européenne, Peppol compte une majorité de ses membres au sein du continent. Cependant, des collaborateurs d’autres pays internationaux ont d’ores et déjà choisi de mettre en place cette réglementation, on y retrouve par exemple le Canada, les Etats-Unis ou encore la Nouvelle-Zélande.

Alors Peppol serait-il la prochaine norme mondiale ? En tout cas, si rien n’est acté pour le moment, tout nous pousse dans cette direction. Très favorable pour effectuer des transactions dans le monde entier, le service Peppol serait un véritable levier d’évolution des services de facturation. Puisqu’en effet, certains pays sont tellement en demande d’un système de la sorte, qu’ils ont configuré le leur, de façon nationale uniquement, tel que la Suède avec Svefaktura ou encore le Danemark par exemple avec son système dénommé NemHandel.

Point d’accès Peppol

S’engager avec la norme Peppol est une bonne chose, mais il faut s’assurer que les exigences relatives à l’édition d’une facture électronique sont bien respectées pour qu’elle soit ensuite transmise au destinataire prévu. Pour cela, chaque entreprise a besoin d’avoir une connexion au réseau générale appelé point d’accès Peppol.

Acheté auprès d’un fournisseur de services, le point d’accès servira à échanger les documents confidentiels avec les autres sociétés reliées également à ce même point d’accès.

Ceci semble complexe, mais en réalité c’est aussi simple que d’envoyer un SMS. En effet, quand vous souhaitez envoyer un message à une personne, vous n’avez besoin que de son numéro de téléphone qui appartient à un certain fournisseur de télécommunication. Celui que vous avez et celui de votre internaute établissent une connexion l’un avec l’autre pour envoyer / recevoir ce message. Et bien c’est la même chose avec le point d’accès Peppol.

Ainsi, lorsque vous souhaiterez envoyer un document électronique à une autre entreprise, le point d’accès s’occupera de le transférer à celui du destinataire, pour que ce dernier puisse accéder à la pièce jointe, aussi simple qu’un SMS !

Dans le monde, il existe plus de 300 points d’accès certifiés, vous pouvez donc choisir celui qui vous plaît le plus, tout comme un opérateur téléphonique par exemple.

Ci-dessous se trouve un schéma représentatif de ce mode de fonctionnement avec les points d’accès des différentes parties :

Afin de maintenir ces points d’accès en état de fonctionnement, des autorités officielles Peppol ont été créés. Il en existe actuellement 17 dans le monde. Elles se chargent de vérifier que les normes requises sont bien respectées, mais elles gèrent aussi une partie plus administrative. En effet, chaque autorité est habilitée à fixer des exigences nationales pour le contenu et la réalisation des documents Peppol. Chacune d’entre elle est supervisée par l’organisation OpenPEPPOL.